Автомобиль в организации: какие документы надо оформить

Продажа автомобиля организацией физическому лицу

Юридическое лицо имеет возможность и право продажи принадлежащего ему автомобиля не только фирмам, но и частным лицам. Соответственно, частное лицо имеют право этот автомобиль приобрести в собственность. Такие сделки имеют существенные нюансы. Как правильно подготовить пакет документов, какую стоимость авто отразить в договоре купли-продажи, что о таких сделках говорит Налоговый кодекс, состав бухгалтерских проводок по сделке – вот далеко не полный перечень вопросов, которые приходится решать бухгалтеру организации-продавца.

Договор и другие документы

Основным документом, подтверждающим сделку продажи автомобиля между юрлицом и физлицом, является договор купли-продажи. Каких-то особенностей или нововведений, по сравнению с прошлыми периодами, договор в настоящее время не содержит. Вместе с тем его содержание должно отвечать нормам гражданского законодательства РФ.

Стандартный договор купли-продажи авто составляется по нормам ГК РФ, ст. 161, 454, 458, 130, 224, 223. Он должен включать:

число и место, где заключался;
реквизиты сторон (данные паспорта физлица и реквизиты продавца-юрлица);
содержание сделки и обязанности сторон;
детальное описание автомобиля;
стоимость (цифрами и прописью);
как будут исполняться обязанности по договору: порядок передачи товара, передачи средств, дата передачи;
аксессуары, дополнения к автомобилю (при наличии);
пакет передаваемых документов.

На заметку! Несмотря на то что автомобиль – движимое имущество и при продаже в общем случае регистрация прав не требуется (ст. 130 ГК РФ), его необходимо переоформить на нового владельца в ГИБДД. Один экземпляр договора необходимо оставить в инспекции.

Продажа основного средства в организации осуществляется приказом руководителя. При заключении договора и переоформлении потребуются документы на автомобиль, прежде всего ПТС. Выбытие ОС оформляется пакетом бухгалтерских документов. При внесении наличных денег через кассу физлица на руки покупателю выдаются подтверждающий кассовый документ и вторые экземпляры бухгалтерских документов. О них мы будем говорить более подробно дальше.

Стоимость автомобиля и его цена

При определении продажной цены стороны могут договориться на любую сумму. Об этом говорит ст. 40 НК РФ п. 1. Пока не доказано обратное, любая цена сделки считается рыночной и законной. Проверять сделку налоговики имеют право, только если в ней есть признаки взаимозависимости продавца и покупателя, а значит, по логике фискальных органов, и корысти (п. 2 той же статьи).

Согласно ст. 421 ГК РФ участники сделки свободны при заключении договора, в том числе и в части установления цены на товар. Если автомобиль продается по низкой цене, малой остаточной стоимости либо значительно ниже рыночной, целесообразно составить акт, в котором нужно указать все технические характеристики подержаного авто, в том числе его дефекты как обоснование цены.

Списанный автомобиль тоже можно реализовать частному лицу. В этом случае логично будет к пакету документов и акту приложить справку бухгалтерии о том, что автомобиль списан и числится за балансом. Привлекают также независимых оценщиков.

Отражение сделки в учете организации

Доходы признаются организацией по договорной рыночной стоимости. Кроме договора купли-продажи, необходимо зафиксировать сделку в первичных документах. Унифицированные формы по учету ОС отвечают особенностям передачи транспортного средства по договору между гражданином и фирмой не в полной мере.

Товарная накладная ТОРГ-12 также не может быть использована. Документ, регламентирующий ее применение, касается только юрлиц (пост. Госкомстата №132 от 25/12/98 г.) и ТМЦ, а не основных средств, к которым относится автомобиль. Для подобных случаев в организации должен быть разработан собственный бланк акта приема-передачи автомобиля. Его форма фиксируется в учетной политике фирмы. Согласно акту, делается соответствующая запись в карточке ОС-6 по выбывшему авто.

Выписывать ли покупателю счет-фактуру? Очевидно, нет, поскольку граждане НДС не платят и к вычету его не предъявляют. Это подтверждается и позицией фискальных органов. Так, ст. 168-7 НК утверждает, что для выполнения требований, касающихся НДС, если речь идет об услугах и товарах в розницу, достаточно выдать покупателю кассовый чек. Ст. 169-3 (1) НК освобождает фирму от обязанности выдавать счет-фактуру гражданину, если стороны письменно согласились с таким вариантом. Рекомендуется прописывать указанный нюанс в договоре купли-продажи.

Наконец, оформлять лишь один экземпляр документа по НДС считает возможным Минфин (письмо №03-07-09/14 от 25/05/11 и ряд других).

Корреспонденции счетов по договору такие:

Дт 62 Кт 91/1 – зафиксирован доход от реализации.
Дт 91/2 Кт 68 – начислен НДС.
Дт 01/выбытие ОС Кт 01 – зафиксирована первоначальная стоимость транспорта.
Дт 02 Кт 01/выбытие ОС – зафиксирована начисленная амортизация реализуемого ОС.
Дт 91/2 Кт 01/выбытие ОС – зафиксирована в прочих расходах остаточная стоимость выбывающего автомобиля.
Дт 50, 51 Кт 62 – автомобиль оплачен физлицом.

Оплату производят через кассу, с вручением покупателю кассовых документов, подтверждающих внесение денег, либо фиксируют внесение денег на расчетный счет юрлица от физлица.

При этом обязательно использовать ККТ, как и при любой сделке, в которой фигурируют наличные. Лимит расчетов наличными через кассу соблюдать в данном случае не нужно – он не касается расчетов с физическими лицами.

В НУ доход по сделке признается облагаемым налогами при ОСНО, УСН, ЕНВД, совмещенном с одним из названых режимов. При совмещении с ЕНВД необходим четкий раздельный учет. Если автомобиль использовался в деятельности, облагаемой «вмененным» доходом, выручка по нему налогом облагаться не будет, в ином случае – облагается. При проверке ФНС особенно обращают внимание на этот момент. Некоторые налогоплательщики, во избежание проблемных ситуаций при совмещении режимов, по умолчанию относят доход от продажи авто к налогооблагаемым. Согласно ст. 268 п. 1 НК, если продается амортизируемое имущество, доход можно уменьшить на его остаточную стоимость.

«Подводные камни», о которых лучше знать заранее

Как показывает практика указанных сделок, некоторые моменты могут вызывать споры с контролирующими органами, проблемы при сдаче налоговой отчетности, в которой отражается купля-продажа. Об отсутствии сторонних претензий лучше позаботиться заранее.

Чтобы у налоговой не возникало вопросов по стоимости продажи, указанной в договоре, целесообразно приложить к нему заключение независимого эксперта, оценивающего продаваемый автомобиль. Это особенно касается авто с пробегом, частично или полностью изношенных. Срок оплаты не должен быть более поздним, нежели дата, указанная в акте приёма-передачи.

Может ли организация продавать своим сотрудникам принадлежащие ей автомобили? Между налогоплательщиками и ФНС по многим аспектам таких сделок идет дискуссия. Суть ее в том, что существует понятие «взаимозависимых лиц», или лиц, экономически связанных между собой, интересы которых могут пересекаться, и одно из таких лиц может оказывать влияние на другое (ст. 105.1 НК РФ). Чиновники фискальных органов, ссылаясь на ст. 212 НК РФ, могут признать заниженную цену сделки материальной выгодой покупателя и доначислить НДФЛ на эту гипотетическую «выгоду».

Организации может быть доначислен налог на прибыль. Налоговую базу они определяют, сравнивая аналогичные сделки между взаимозависимыми и невзаимозависимыми контрагентами. Прямых указаний на то, являются ли работники и работодатели взаимозависимыми, в законодательстве нет. Иная ситуация возникает, если автомобиль продается руководителю этой же фирмы как частному лицу. Исходя из норм ст. 105.1 НК РФ, оснований считать стороны сделки взаимозависимыми здесь больше (например, если доля участия руководства более 25%).

К сведению! Однако чтобы иметь основание для доначисления налогов, необходимо как минимум доказать факт взаимозависимости и факт продажи по ценам, не имеющим отношения к рыночным, определить цены как безосновательно заниженные. В ином случае цена сделки автоматически считается законной и рыночной.

При наличии соответствующих ресурсов у организации продажу автомобиля лучше проводить через аукцион.

Доверенность на управление автомобилем от организации

Предприятия, фирмы и компания часто имеют в своей собственности автомобили.

Для их управления обычно нанимаются водители, которые обязаны согласовывать все свои действия с собственником авто.

Оформляется такое согласие специальным документом – доверенностью.

Нужна ли доверенность от юридического лица на управление автомобилем в 2022 году? Об этом мы расскажем далее.

Виды доверенностей

Доверенностью называют специальный документ, который позволяет физическому или юридическому лицу передать свои полномочия другому человеку с целью совершения каких-либо действий перед третьими лицами. (ст. 185 ГК РФ).

В случае с организациями юридическое лицо передаёт право вождения и владения автомобилем физлицу, в качестве которого выступает штатный водитель или сотрудник фирмы.

Согласно российскому законодательству, руководитель организации вправе выбрать одну из 3 видов доверенностей для вверения водителям полномочий на автомобиль.

Рассмотрим их чуть подробнее:

Разовая доверенность. Такой документ не заверяют у нотариуса и выдаётся он на определённый тип действия (например, управление автомобилем).
Специальная доверенность. Обычно заверяется у нотариуса. Подобный документ оформляется в том случае, когда водитель выполняет довольно ответственные поручения, например, проходит техосмотр ТС, ставит или снимает с учёта авто и пр.
Генеральная доверенность. Подразумевает расширенные действия водителя вплоть до продажи транспортного средства.

Юридические лица, как правило, оформляют своим водителям специальные доверенности, где чётко прописывают возможные действия с автомобилем.

Не стоит составлять на временного владельца генеральную доверенность, поскольку такой документ приравнивается к продаже автомобиля.

Доверенность на управление автомобилем от организации: нужна ли в 2022 году?

С введением в российское законодательство обязательного автострахования практика с оформлением доверенностей на управление машиной постепенно отмирает.

Ключевым требованием к водителю со стороны сотрудников ГИБДД является наличие страхового полиса, в котором имеются все данные о лице, управляющем автомобилем.

Важная информация: сотрудники ДПС не имеют право требовать с водителя доверенность от юрлица.

В число обязательных документов, которые должны быть у водителя, входят:

водительское удостоверение;
свидетельство о регистрации автомобиля;
действующая страховка ОСАГО.

Таким образом, в 2022 году водитель может управлять автомобилем без доверенности от организации, но с грамотно заполненным страховым полисом.

Казалось бы, вопрос исчерпан. Однако не всё так просто: и в этом вопросе есть немало подводных камней, о которых должны знать обе стороны, как водитель, так и юрлицо. Рассмотрим их далее.

Автомобиль — источник повышенного риска. Никто не может предугадать, что случится в ту или иную минуту на дороге.

Оформив доверенность на своего водителя, юрлицо таким образом вверяет ему многие полномочия, освобождая себя от разных хлопот, связанных с управлением автомобиля.

Так лицо, на имя которого составлена доверенность, представляет интересы собственника авто и вправе контролировать техническое состояние автомобиля, проходить техосмотр, забирать машину с штрафстоянки и т.д.

Кроме того, компания освобождает себя от рутинной необходимости каждый день заполнять путевые листы для водителя.

Письменный документ, составленный даже от руки, поможет водителю при возникновении разных ситуаций, которые могут произойти на дороге, избавиться от лишних разбирательств и штрафов. Особенно нужна такая доверенность водителю, отправляющемуся на машине в другой регион или страну.

Наличие доверенности в некоторых иностранных государствах регламентируется законом; в этом случае составлять данный документ нужно обязательно.

Итак, мы выяснили, что водителю лучше иметь при себе доверенность от юрлица, чтобы полноценно управлять автомобилем, тем более что составление данного документа не отнимет много времени.

Форма доверенности на управление автомобилем от юридического лица

Сразу отметим, что доверенность, оформленная сотрудниками организации, мало чем отличается от аналогичного документа, составляемого физическим лицом.

Доверенность может быть составлена на обычной бумаге от руки или на специальном бланке. При этом подписи, печать организации должны присутствовать обязательно.

Все имена, адреса и другие важные данные вписываются в документ чётко и в полном объёме. Не допускаются никакие сокращения, помарки и исправления в тексте.

Доверенность от юрлица не может быть выдана сроком более чем на 3 календарных года. После истечения установленного срока действие данного документа не продлевается; при необходимости выдаётся новая доверенность.

Срок действия документа определяется юрлицом. Если дата истечения не была указана, доверенность будет считаться действительной в течение 1 календарного года с момента её составления.

При отсутствии в документе даты выдачи, сделка по оформлению доверенности будет признана ничтожной (ст. 186 ГК РФ).

Совет от специалистов: доверенность водителю на управление транспортом от организации имеет юридическую силу и без нотариального заверения, однако лучше всё-таки, чтобы подкрепление нотариуса присутствовало в документе.

Как оформить?

При оформлении доверенности на ТС, находящееся в собственности юридического лица, потребуются следующие документы и данные:

Паспорт водителя.
Общие сведения об организации, владеющей автомобилем.
Ряд документов, подтверждающих владение ТС собственником.
Официальные данные об автомобиле:
- регистрационный номер;
- дата производства;
- идентификационный VIN-номер;
- свидетельство о регистрации ТС;
- технический паспорт;
- марка, цвет;
- номера кузова, двигателя.

В содержание текста доверенности необходимо внести также перечень возможных действий, которые собственник разрешает совершать водителю, и обязательно указать прописью срок действия данного документа.

Кроме того, необходимо обозначить в качестве доверителей все лица, имеющие право пользоваться данным транспортным средством. В ином случае доверенность будет считаться недействительной.

Ещё раз обращаем внимание на то, что такой важный документ, как доверенность, лучше заверить у нотариуса, чтобы у временного владельца автомобиля не возникало возможных проблем с правоохранительными органами.

В список полномочий водителя можно внести следующие пункты:

вождение автомобиля в рамках указанного срока;
распоряжение автомобилем в пределах указанных полномочий;
оформление на таможне;
регистрация ТС;
право на перегон автомобиля;
оформление страховки;
прохождение технического осмотра;
право забирать автотранспорт с штрафстоянки;
право участия временного владельца в судебных разбирательствах (в случае ДТП).

Если владельцами автомобиля считается несколько людей, значащихся как юридическое лицо, то на документе должны присутствовать все их подписи.

Транспортное средство может даваться в эксплуатацию по доверенности нескольким лицам, количество которых не ограничивается.

Составление доверенности не требует обязательного присутствия человека, на которого оформляется авто.

Некоторые нюансы

Доверенность может потерять свою силу до завершения указанного в ней срока по ряду причин, таких как:

отзыв доверенности собственником автотранспорта;
отказ от эксплуатации авто;
смерть юридического или физического лица, которому были вверены полномочия водителя.

Во всех иных случаях доверенность остаётся действительной до того срока, который был указан в тексте договора.

Документ считается недействительным, если в нём:

отсутствуют полные и точные сведения об одной из сторон, заключающих данный договор;
не указана дата составления документа;
не указана дата начала действия доверенности;
истёк срок действия документа, на который был документ оформлен;
были изменены паспортные данные физического лица, на которое оформлялась доверенность;
был изменён государственный номер автомобиля;
изменились любые сведение о юрлице — собственнике;
отсутствует подпись одной из сторон договора.

Итак, доверенность на управление автотранспорта от юрлица – это очень важный и нужный документ. Оформляется он по определённым правилам, может заверяться или не заверяться у нотариуса (но лучше это сделать).

Временному водителю и собственнику автомобиля важно помнить о том, что посторонним людям нельзя управлять чужим автотранспортом без подтверждающих на то документов, так как это чревато административной и уголовной ответственностью.

Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора: как оформить для целей налогообложения

Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора по развитию бизнеса. Какие документы следует оформить организации в целях налогообложения прибыли для подтверждения использования директором автомобиля в интересах организации (для производственных и управленческих нужд)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Документами, подтверждающими использование автомобиля для производственных и управленческих нужд организации, могут быть путевые листы, должностная инструкция директора и др.

Обоснование позиции:

В соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ амортизируемым имуществом в целях главы 25 НК РФ признается имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности, используется им для извлечения дохода и стоимость которого погашается путем начисления амортизации. Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 рублей.

Согласно п. 1 ст. 257 НК РФ под основными средствами в целях главы 25 НК РФ понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией первоначальной стоимостью более 100 000 рублей.

Стоимость основных средств погашается посредством начисления амортизационных отчислений, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль равномерно в порядке, предусмотренном статьями 258-259.3, пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ.

Таким образом, расходы, связанные с приобретением автомобиля, списываются в налоговом учете посредством начисления амортизационных отчислений (письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).

В то же время для признания в целях налогообложения прибыли произведенные организацией расходы в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть:

1) экономически обоснованы;

2) документально подтверждены;

3) произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных требований, то он для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

В то же время, как указывает Минфин России, расходы налогоплательщика должны соотноситься с характером его деятельности, а не с фактом получения прибыли (смотрите письма Минфина России от 19.12.2011 N 03-03-06/1/833, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/578, от 25.08.2010 N 03-03-06/1/565, от 21.04.2010 N 03-03-06/1/279, ФНС России от 21.04.2011 N КЕ-4-3/6494).

Конституционный Суд РФ в своих определениях от 04.06.2007 N 320-О-П и 366-О-П разъяснил основные моменты, связанные с толкованием понятий обоснованности и экономической оправданности расходов и применением норм ст. 252 НК РФ:

расходы оправданы и экономически обоснованы, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом имеет значение лишь цель деятельности, а не ее результат;

экономическая оправданность расходов не может оцениваться исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата – целесообразность, рациональность, эффективность финансово-хозяйственной деятельности вправе оценивать лишь сам хозяйствующий субъект, поскольку он осуществляет деятельность самостоятельно и на свой риск. Суды не призваны проверять экономическую целесообразность принимаемых налогоплательщиком решений в сфере бизнеса;

все произведенные организацией расходы изначально предполагаются обоснованными. Доказывать их необоснованность должны именно налоговые органы.

Вместе с тем Конституционный Суд РФ указал, что нормы, содержащиеся в ст. 252 НК РФ, не допускают их произвольного применения, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы (смотрите также письмо Минфина России от 19.01.2015 N 03-03-06/1/882).

Под документально подтвержденными расходами в соответствии с четвертым абзацем п. 1 ст. 252 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

При этом НК РФ не устанавливает конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для подтверждения расходов.

Вами правильно было замечено, что из имеющихся в организации документов должно следовать, что приобретенный автомобиль используется в интересах организации, в служебных, производственных целях, для управленческих нужд. Например, на служебном автомобиле директор по развитию бизнеса может ездить на деловые встречи, переговоры, в госорганы, банк.

По мнению Минфина России и налоговых органов, документом, который подтверждает использование автотранспорта в производственных целях, является путевой лист (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@).

Заметим, Минфин России в письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 указал на то, что “отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции” (смотрите также постановление АС Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-3450/15 по делу N А40-108772/2014).

Таким образом, путевые листы не только обосновывают расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. При этом нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно с учетом требований приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее – Приказ N 152), в которой должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, и оформлять его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (пункт 10 Приказа N 152, письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др., УФНС по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115253, от 13.10.2009 N 16-15/107268).

В письмах УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007413@, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186 отмечено, что помимо путевых листов документами, которые подтверждают использование в производственных (служебных) целях приобретенного автомобиля и его пробег до места назначения и обратно, могут являться договоры с поставщиками (покупателями, заказчиками), акты о показаниях спидометров и т.д.

По нашему мнению, документами, подтверждающими использование автомобиля в интересах организации, в первую очередь, могут быть оформленные должным образом путевые листы и должностная инструкция директора (например, если его работа по роду производственной (служебной) деятельности связана со служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями) и др.

Например, в постановление ФАС Московского округа от 17.08.2009 N КА-А40/7936-09 судами установлено и подтверждается материалами дела, что экономическая целесообразность использования в производственной деятельности служебного автотранспорта (в том числе представительского класса) обусловлена объемной договорной деятельностью и видами деятельности предприятия, которое осуществляет оперативное взаимодействие с отраслевыми диспетчерскими управлениями, службами и профильными центрами, информационно-технологическое взаимодействие с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ, издает периодическое печатное издание, отдельные графические и фотографические материалы, оказывает услуги по производству, размещению и распространению рекламы, участвует в специализированных выставках, ярмарках, конференциях, семинарах и конкурсах и т.д. В результате суды сделали вывод об экономической целесообразности понесенных предприятием расходов на содержание и ремонт автотранспортных средств.

Полагаем, организация может использовать также аргументацию, что приобретенный автомобиль бизнес-класса необходим для повышения деловой репутации общества, для статуса компании в глазах партнеров (потребителей, в том числе потенциальных). При этом обосновать свою аргументацию организации лучше в письменном виде в локальном нормативном акте (приказе, распоряжении и т.п.). Также в трудовом договоре (в дополнительном соглашении к нему) лучше оговорить условия предоставления должностному лицу (директору по развитию бизнеса) автомобиля (постановления ФАС Московского округа от 16.12.2009 N КА-А40/14090-09-П, ФАС Западно-Сибирского округа от 25.09.2006 N Ф04-5366/2006(25680-А27-15)).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

– Энциклопедия решений. Учет приобретения основных средств за плату;

– Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

– Энциклопедия решений. Путевой лист;

– Энциклопедия решений. Признание расходов в целях налогообложения прибыли;

– Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;

– Энциклопедия решений. Форма соглашения об изменении условий трудового договора и порядок его заключения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Как поставить на учёт ГИБДД машину юридического лица?

Машину фирмы на учёт ГИБДД

Регистрация машины юрлицом не намного сложнее, но сопряжена с рядом тонкостей и большим штрафом за просрочку такой регистрации. Как поставить машину на учёт ГИБДД юридическим лицом в 2022 году: какие документы нужно собрать, нужна ли доверенность, нужно ли их заверять нотариально, а также бланк заявления и доверенности мы приведём в этой статье.

Постановка на учёт ГИБДД юрлицом – список документов?

Итак, для регистрации ТС организацией набор документов гораздо шире, чем гражданином. Хорошая новость заключается в том, что все дополнительные документы оформляются самим представителем юридического лица.

Полный список документов для постановки на учёт ГИБДД юридическим лицом:

заполненное заявление (у юридического лица оно отличается от аналогичного заявления физического лица, см. ниже),
платёжные поручения об оплате госпошлин,
свидетельство о регистрации автомобиля организации (при наличии),
ПТС,
договор купли-продажи (или иной документ, подтверждающий переход собственности автомобиля к юридическому лицу),
паспорт заявителя,
документ, подтверждающий полномочия заявителя (доверенность или приказ для директора),
копия выписки из ЕГРЮЛ,
действующий полис ОСАГО.

Обратите внимание, если машина ставится на учёт филиалом или представительством юридического лица, то нужен ещё небольшой список документов.

Теперь давайте рассмотрим этот список более подробно.

Заявление

Итак, здесь 2 пути подачи заявления в МРЭО ГИБДД для постановки автомобиля на учёт юридическим лицом:

заявление через портал Госуслуги (пошаговая инструкция ниже),
заявление при обращении напрямую.

Бланк заявления для физических и юридических лиц ничем не отличаются. А вот образец заполнения для последних отдельный с некоторыми нюансами. Для того, чтобы на пальцах не объяснять различия, приведём и бланк и образец заполнения.

В заявлении необходимо указать перечисленный список документов. Обратите внимание, наименование юридического лица в заявлении должно быть полным, а не просто “ООО”.

Платёжные поручения

Госпошлины для юридических лиц для регистрации автомобиля такая же, как и для физических лиц. Актуальные на 2022 год госпошлины перечислены в таблице ниже.

Госпошлина	Стоимость, руб.	Стоимость при подаче через Госуслуги, руб.
За госномера на автомобили	2000	1400
За госномера на мотоциклы и прицепы к автомобилям	1500	1050
За новое СТС	500	350
За изменения в ПТС	350	245
За выдачу нового ПТС	800	560

Вам вряд ли потребуется оплачивать все. Так, если автомобиль уже на номерах, то новые получать не нужно. Также в ПТС, если он не заполнен полностью, и в нём есть место для внесения новой записи, достаточно внести изменения, а получать новый не нужно.

Исполненное платёжное поручение распечатывается на принтере и заверяется подписью и печатью руководителя организации. Заверять нотариально платёжные поручения не надо.

Свидетельство о регистрации

Оно у юридического лица будет в наличии, если Вы покупаете машину с пробегом. Если новую, то нет.

При постановке на учёт в первом случае Вам выдадут новое СТС.

Документ, подтверждающий полномочия заявителя

Это доверенность от руководителя организации на сотрудника или любого другого (в том числе не имеющего отношения к юридическому лицу) человека. Но если доверенный не работает в организации, то потребуется нотариальное заверение такой доверенности.

Если автомобиль на учёт ГИБДД ставит непосредственно директор юридического лица, то также нужен документ, подтверждающий его полномочия. В нашем случае – приказ о назначении собранием учредителей.

Полис ОСАГО

Аналогично ситуации, когда авто регистрируется в МРЭО физлицом, в наших обстоятельствах также нужен действующий полис ОСАГО. Он должен быть куплен на текущего собственника (от предыдущего хозяина не подойдёт) и соответствовать критериям по сроку страхования.

Понадобятся ли уставные документы?

Нет. Действующее на 2022 год законодательство не предусматривает обязательность предъявления уставных документов. Исключение составляет приказ о назначении руководителя организации.

Тем не менее, в редких случаях неграмотные инспекторы в МРЭО ГИБДД их требуют у юридических лиц, поэтому, если Вы возьмёте с собой их оригиналы и копии, будет лучше.

Нужно ли заверять документы нотариально?

Нет. Соответствующие Приказы №399 и №605, регулирующие порядок постановки на учёт машин юридическими и физическими лицами, не требуют этого. Заверение ряда перечисленных выше документов требуется лишь руководителем организации.

Исключение лишь составляет доверенность, если на учёт ставит человек, не относящийся к организации.

Как поставить машину юридического лица на учёт ГИБДД?

Итак, порядок регистрации автомобиля прост и соответствует аналогичной процедуре физлица. Просто пакет документов подаётся более полный.

Выше мы упоминали, что юридические лица также могут поставить машину на учёт, подав заявление через Госуслуги. Рассмотрим более подробно порядок!

Как подать заявление через Госуслуги? Пошаговая инструкция

Итак, для начала нам нужно зайти на сайт Госуслуг и авторизоваться. Обратите внимание, Вам нужно войти под учётной записью именно юридического лица. В шапке Вы сможете выбрать в выпадающем списке Ваш статус.

1. Перейдите на страницу регистрации ТС и выберите нужное значение:

постановка на учёт,
изменение регистрационных данных.

Если Вы ставите новую машину на учёт, то нужно выбрать первое, если Вы купили б/у автомобиль, то второе.

И на открывшейся странице внимательно читаете инструкцию и кликаете “Получить услугу”.

2.2. Если же Вы приобрели автомобиль уже на номерах, зарегистрированный в ГИБДД, то для Вас ссылка “Изменение регистрационных данных”. На странице кликаете “Изменение регистрационных данных собственника ТС”.

В результате Вы попадаете на страницу непосредственно госуслуги. Здесь аналогично читаете инструкцию и жмёте “Получить услугу”.

3. Во время подачи заявления на последних пунктах необходимо выбрать ближайшее к Вам подразделение МРЭО ГИБДД и удобное время посещения. Вы можете регистрировать автомобиль в любом отделении МРЭО, не обязательно по месту нахождения юридического лица.

Во время визита Вы приносите все необходимые документы из списка выше и предоставляете автомобиль на осмотр соответствия его технического состояния Основным положениям по допуску ТС (Приложение к ПДД). Так, на автомобиле не должен быть заменён двигатель на другой модели, трещин на лобовом и других установленных неисправностей.

В результате постановки на учёт Вам выдадут новое свидетельство о регистрации машины.

Рассчитать стоимость полиса ОСАГО

Постановка на учёт через прямое обращение в МРЭО

В целом, отличие от пошаговой инструкции выше здесь только в первых двух пунктах – вместо подачи заявления через Госуслуги Вы обращаетесь лично в ГИБДД с заполненным бланком заявления по образцу.

Как правило, обращением напрямую позволяет поставить юридическому лицу машину на учёт в рамках одного дня. Но нередко инспекторы отказываются принимать заявления, отправляя на Госуслуги и мотивируя это тем, что якобы приём обращения для постановки на учёт осуществляется только посредством этого портала. Тем не менее, это незаконно, так как инспекторы обязаны принимать заявления и лично. Это регламентировано пунктом 11 Приказа №605.

Как поставить на учёт ГИБДД машину в лизинге?

Между тем, процедура постановки на учёт юридическим лицом автомобиля, который находится в лизинге несколько отличается. По существу, такое авто находится в собственности у лизинговой компании. Но это не мешает организации зарегистрировать его на себя, но только в случае соответствующего письменного соглашения с лизингодателем. Иначе машина всё же ставится на учёт за её реальным собственником.

При этом, в любом случае регистрация в ГИБДД лизингового автомобиля будет временная (пункт 48.2 Приказа №605) – до окончания срока соответствующего договора. Потом машину нужно будет заново зарегистрировать на основании документа, подтверждающего переход машины в собственность юридического лица.

Инструкция по постановке на учёт машины в лизинге достаточно проста – на шаге перехода на страницу регистрации Вам необходимо выбрать услугу под названием “Регистрация автомототранспортных средств на ограниченный срок (Лизинг, Сублизинг, временный ввоз)” и далее аналогично “Получить услугу”.

Какие документы нужны при управлении автомобилем, оформленным на юр лицо?

Добрый день! Вопрос следующий! Я, свой личный автомобиль перевел в собственность ООО, директором и единственным учредителем которого тоже являюсь я. Водителем автомобиля тоже являюсь я. Какие документы я должен иметь, находясь за рулем? Нужен ли путевой лист? ООО небольшое и не имеет ни медика, ни техника-механика. Автомобилем пользуюсь как в личных, так и выслуженных целях. Можно ли обойтись без путевого листа?

Ответы юристов ( 1 )

Список документов, которые необходимо иметь при себе при управлении транспортным средством указан в пункте 2.1. ПДД РФ:

2.1 ПДД РФ. Водитель механического транспортного средства обязан:

2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки:

водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории;

регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа — и на прицеп (кроме прицепов к мопедам);

в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов;

страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства в случаях, когда обязанность по страхованию своей гражданской ответственности установлена федеральным законом.

документ, подтверждающий факт установления инвалидности, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак «Инвалид»

В случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством, иметь и передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта лицензионную карточку, путевой лист и товарно-транспортные документы.

Механик и медик должны быть — для прохождения предрейсовых медицинских и технических осмотров (и не важно сколько у вас сотрудников и единиц техники). Даже если вы формально не в должности водителя. Важны ваши фактические обязанности. Если вы фактически выполняете функции водителя -то вы (и транспортное средство соответственно) обязаны проходить такие осмотры. В противном случае могут зафиксировать нарушение. Необязательно иметь в штате таких специалистов — можно заключить договор на оказание таких услуг со сторонним специалистом или организацией.

Касаемо путевых листов все не совсем просто — формально иметь их необходимо в случае перевозки пассажиров при осуществлении деятельности организации по оказанию таких услуг, или в случае перевозки грузов.

Однако есть позиция верховного суда, что если даже вы перевозите сотрудников юр.лица (даже если вы не транспортная организация) для своих внутренних нужд — вы все равно обязаны оформлять путевой лист.

Таким образом, остается ситуация, когда формально можно не оформлять путевой лист — вы не везете ни пассажиров, ни груз. Но и в этом случае скорее всего сотрудники ДПС все равно потребуют его — это обычная практика. А могут еще и протокол об административном нарушении выписать за отсутствие путевого листа — а вы потом оспаривайте его сколько угодно.

Поэтому представляется, что путевой лист лучше оформить — сэкономите время и нервы.

Ниже оставлю выдержки из позиций судов.

Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013

“… Общество осуществляет эксплуатацию легковых и грузовых автомобилей для целей перевозки сотрудников и грузов по дорогам общего пользования, его сотрудники являются участниками дорожного движения, поэтому ЗАО «ЗК „Полюс“ обязано обеспечивать безопасность перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом, а именно соблюдать порядок заполнения путевых листов, включать в них обязательные реквизиты и осуществлять ежедневный послерейсовый контроль технического состояния транспортных средств».

от 9 апреля 2013
г. N 7-161/2013

В соответствии с абз. 4 п. 2.1.1 ПДД РФ
водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по
требованию сотрудников полиции передавать им, для проверки в установленных
случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и
багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на
перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных
грузов — документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов (в ред.
Постановлений Правительства РФ от 24.01.2001 N 67, от 28.06.2002 N 472, от
28.03.2012 N 254). В ч. 2 данного пункта указано, что в случаях, прямо
предусмотренных действующим законодательством, водитель обязан иметь и
передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере
транспорта лицензионную карточку, путевой лист и товарно-транспортные документы
(в ред. Постановления Правительства РФ от 14.12.2005 N 767).

В соответствии с ч. 1 ст. 1 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденного Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Устав), предметом регулирования Устава являются отношения, возникающие при оказании
услуг автомобильным транспортом.

Согласно ч. 2 ст. 6 Устава запрещается
осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями,
троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления
путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, из системного анализа
приведенных правовых норм следует, что путевой лист сотруднику полиции водитель
механического транспортного средства, принадлежащего организации или
индивидуальному предпринимателю обязан представить в случае перевозки
пассажиров при осуществлении деятельности организации по оказанию таких услуг,
или в случае перевозки грузов.

Тогда Как часто нужен тех. И мёд. Осмотр? Я использую авто Ежедневно в рабочих и личных целях? ( с работы и на работу) путевой лист можно сделать на год?

Статья 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения». Основные требования по обеспечению безопасности дорожного движения к юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям при осуществлении ими деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств.

1. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны:
организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения;

организовывать в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона, Федерального закона от 21 ноября 2011 года N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях;

обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения;

4. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны:

организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.

Таким образом, для тех, кто не осуществляет перевозки в законе нет конкретного требования о проведении «предрейсового технического осмотра», есть лишь «обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения . ». Но опять же — это формальный подход, проверяющий может иметь своё толкование этого вопроса, которую придется оспаривать в случае несогласия.

Также нигде четко не урегулирована периодичность технического и медицинского осмотров — но по логике — они называются «предрейсовые» — значит и проводятся перед каждым рейсом. То есть — как только ваш рейс (задание) окончилось и вы вернулись в условный гараж — следующие осмотры вы проведете перед следующим рейсом. И если вы делаете путевой лист на неделю и, например, мед.осмотр у вас будет 1 раз за эту неделю — то, вероятно, в случае спора придется доказывать, что вы не возвращались за эту неделю в гараж и все время были на задании.

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 07.11.2017) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Автомобиль в организации: какие документы надо оформить

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора по развитию бизнеса. Какие документы следует оформить организации в целях налогообложения прибыли для подтверждения использования директором автомобиля в интересах организации (для производственных и управленческих нужд)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Обоснование позиции:

1) экономически обоснованы;

2) документально подтверждены;

3) произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

– расходы оправданы и экономически обоснованы, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом имеет значение лишь цель деятельности, а не ее результат;

– экономическая оправданность расходов не может оцениваться исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата – целесообразность, рациональность, эффективность финансово-хозяйственной деятельности вправе оценивать лишь сам хозяйствующий субъект, поскольку он осуществляет деятельность самостоятельно и на свой риск. Суды не призваны проверять экономическую целесообразность принимаемых налогоплательщиком решений в сфере бизнеса;

– все произведенные организацией расходы изначально предполагаются обоснованными. Доказывать их необоснованность должны именно налоговые органы.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

– Энциклопедия решений. Учет приобретения основных средств за плату;

– Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

– Энциклопедия решений. Признание расходов в целях налогообложения прибыли;

– Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;

– Энциклопедия решений. Форма соглашения об изменении условий трудового договора и порядок его заключения.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ